Comment planifier un salon de la santé?
Un salon de la santé est un événement où les organisations ont la possibilité de diffuser des informations sur la santé au public dans des kiosques et / ou de fournir des examens de santé.
Un salon de la santé est un événement où les organisations ont la possibilité de diffuser des informations sur la santé au public dans des kiosques et / ou de fournir des examens de santé. Les foires de la santé sont généralement coparrainées par des groupes, notamment des hôpitaux, des églises, des sororités et des organisations communautaires. Ils peuvent durer de quelques heures à quelques jours.
- 1Formez un comité et élaborez un budget.
- Déterminez vos objectifs et les problèmes sur lesquels vous souhaitez vous concentrer.
- Vérifiez les exigences légales, la couverture d'assurance et les formulaires de renonciation pour votre organisation.
- Établir des règles de fonctionnement, y compris les procédures de remboursement, les rapports de situation, le soutien des sponsors, les emplacements de stockage des matériaux / dons et le soutien des membres du comité.
- Déléguez les responsabilités, y compris celles liées à l'obtention des autorisations, à la sécurité, au transport, au stationnement, au recrutement des fournisseurs, à la publicité et à d'autres documents imprimés, au recrutement des bénévoles, aux rafraîchissements, aux déjeuners des fournisseurs, à l'installation / dépannage / nettoyage de l'affichage, aux contrats, aux dons et à l'assurance.
- Établissez des jalons et des échéanciers.
- 2Déterminez la date et confirmez l'emplacement.
- Identifiez un conférencier invité pour le discours d'ouverture de la cérémonie de lancement.
- 3Initier les efforts logistiques pour les fournisseurs, y compris ceux liés aux autorisations, aux contrats, aux exigences de sécurité, au stationnement et au transport. Déterminez le nombre de fournisseurs que l'emplacement peut accueillir.
- Déterminez si vous voulez des fournisseurs qui représentent des organisations commerciales, à but non lucratif et / ou gouvernementales. Les vendeurs devraient tous avoir une mission de santé.
- 4Élaborer du matériel, y compris des formulaires d'évaluation, un logo d'événement, des supports promotionnels p. Ex. Pour la presse écrite, Internet, la télévision, la radio, le courrier électronique) et une lettre pour les fournisseurs et les donateurs de produits concernant l'événement.
- 5Contactez les fournisseurs. Envoyez une première lettre annonçant l'événement et ses sponsors. Faites un suivi avec des appels téléphoniques et des courriels.
- Contactez les donateurs ou achetez des articles à donner au salon de la santé, le cas échéant.
- 6Envoyez une confirmation aux fournisseurs qui ont accepté de participer.
- Incluez les itinéraires vers l'événement, les étiquettes de nom des fournisseurs, les options de déjeuner et les laissez-passer de stationnement.
- Confirmer les dons et les options de livraison du matériel (c'est-à-dire où décharger le jour de l'événement ou où expédier).
- Confirmez le (s) conférencier (s) invité (s) et obtenez le soutien des orateurs, y compris un podium, un microphone et un équipement audiovisuel.
- Envoyez une lettre aux VIP, tels que les directeurs et les chefs de département.
- 7Finaliser les efforts logistiques, y compris ceux liés à la présentation / disposition des tables du fournisseur, aux jupes de table, aux sacs d'événement, aux besoins audiovisuels, aux panneaux, à la sélection du déjeuner du fournisseur, à la confirmation du délai de livraison du fournisseur, aux poubelles, au stationnement réservé, à la livraison d'eau / de gobelets, au coup d'envoi gâteau de cérémonie, calendrier de mise en place de la salle, heure à laquelle la salle est accessible aux bénévoles et dispositions prises par les photographes.
- 8Recrutez des bénévoles, établissez les responsabilités et créez un horaire de travail.
- Les responsabilités devraient inclure la réunion et l'accompagnement des vendeurs, la fourniture de rafraîchissements le matin ou l'après-midi, l'installation, le nettoyage, le service d'hôte / hôtesse, la distribution des déjeuners des vendeurs, le travail à la réception, la distribution des sacs d'événement et la distribution et la collecte des formulaires d'évaluation.
- Organisez une réunion d'orientation avec les bénévoles une semaine avant l'événement pour vous assurer que chacun connaît ses responsabilités.
Contactez les donateurs ou achetez des articles à donner au salon de la santé, le cas échéant.
- S'il s'agit de votre première foire de la santé, portez une attention particulière à la faire connaître dans votre communauté. Les fournisseurs et les organisations qui participent comptent sur la présence de personnes avec lesquelles ils peuvent interagir. Une faible fréquentation doit être évitée autant que possible.
- Commencez à planifier tôt et formez le comité de planification un an à l'avance. Le dernier mois avant l'événement prend du temps, peu importe la façon dont vous avez bien planifié.
- Faites attention aux petits détails, y compris ceux liés aux poubelles, aux points d'eau, aux prises électriques, aux détecteurs de fumée (si vous avez quelque chose comme une machine à pop-corn), aux objets perdus et trouvés et aux étiquettes de nom.
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Questions et réponses
- Facturez-vous des frais d'inscription pour quelque raison que ce soit?Si vous offrez des choses gratuites, comme des smoothies ou des fruits, il serait recommandé de facturer des frais d'entrée.
- Dois-je facturer des frais aux fournisseurs?Vous pouvez facturer des frais minimes pour couvrir le coût de vos dépenses si nécessaire, mais vous ne devriez pas faire de profit ou quoi que ce soit.
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Avis de non-responsabilité médicale Le contenu de cet article n'est pas destiné à remplacer un avis médical professionnel, un examen, un diagnostic ou un traitement. Vous devez toujours contacter votre médecin ou un autre professionnel de la santé qualifié avant de commencer, de modifier ou d'arrêter tout type de traitement de santé.
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