Comment répondre à une plainte OSHA?

Passez en revue les normes OSHA citées dans la lettre. Très peu de temps après votre appel téléphonique, vous devriez recevoir une correspondance par télécopie de l'OSHA. Ceci est votre lettre de plainte officielle. Lisez attentivement cette lettre et déterminez la nature de la plainte.

Postez une copie de votre lettre de plainte. Selon les instructions de l'OSHA, vous devez afficher une copie de votre lettre de plainte sur un babillard de l'entreprise, où tous les employés peuvent la voir.

• La citation doit rester affichée pendant trois jours ouvrables (sans compter les week-ends ou les jours fériés) ou jusqu'à ce que le problème soit corrigé.
• Cela doit être fait même si vous contestez la citation.

Signez et renvoyez par télécopieur votre «certificat de détachement». Après avoir affiché une copie de cette lettre où vos employés peuvent la voir, signez le «certificat de détachement» inclus et télécopiez-le au numéro fourni. Conservez votre reçu de télécopie comme preuve.

Enquêter sur les allégations. Examinez chaque élément de la plainte OSHA aussi minutieusement que vous le pouvez. Même si vous êtes contrarié par la plainte ou si vous n'accordez pas beaucoup d'importance à sa légitimité, recherchez les domaines qui doivent être traités ou améliorés.

Mettez en mouvement votre plan de correction. Une fois que vous avez étudié tous les problèmes potentiels, élaborez un plan pour les corriger et mettez immédiatement votre plan en marche. Enregistrez tous les changements importants au moyen de photos, de reçus ou d'autres documents.

Agir rapidement. Vous devez rédiger votre lettre de réponse au plus tard trois jours après avoir reçu votre lettre de réclamation. Une fois la plainte reçue, vous ne disposez que de cinq jours pour régler complètement la situation et soumettre une réponse, alors ne perdez pas de temps.

Utilisez un format clair. Examinez attentivement la façon dont votre lettre de plainte est formatée, notez le libellé utilisé et faites attention au ton. Vous voudrez faire correspondre à la fois le format et le ton de la lettre que vous avez reçue.

• Adressez votre lettre en reflétant les informations de la lettre de plainte que vous avez reçue (y compris le nom du représentant qui a signé votre lettre de plainte).
• Incluez votre numéro de plainte officiel dans la ligne d'objet.
• Faites correspondre la salutation de votre lettre à celle utilisée dans la lettre de plainte.
• Énoncez vos intentions dans la lettre (par exemple, pour répondre aux allégations et présenter vos conclusions) dans votre introduction.

Limitez-vous aux faits. Dans le reste de votre lettre, énoncez les faits aussi simplement et clairement que possible. Ce n'est pas le lieu de parler en mal d'un employé, d'essayer de nier les allégations ou de rejeter le blâme sur les autres. Votre plainte sera résolue le plus rapidement si vous répondez simplement aux accusations et expliquez ce que vous avez fait pour rectifier la situation.

• Par exemple, vous pourriez dire: "Le 5 novembre, j'ai reçu la plainte OSHA numéro 2845. Au cours des deux jours suivants, nous avons enquêté sur les citations 1 à 3 et mis en place des mesures correctives. Le 7 novembre, nous avons rectifié la citation 1 (utilisation incorrecte de la hotte) en remplaçant l'équipement (voir reçu et photo ci-joints).»

Fournissez de la documentation. Envoyez votre lettre avec tous les documents supplémentaires qui vous aideront à clôturer votre dossier. Cela peut inclure les bons de commande, les reçus, les résultats de la surveillance, les coordonnées du fournisseur / entrepreneur, des photographies ou tout autre document qui vérifie les modifications que vous avez apportées.

Envoyez la lettre. Faites en sorte que la lettre soit envoyée par courrier certifié (avec une demande de signature de reçu) ou par courrier privé. N'oubliez pas votre délai de cinq jours!

Appelez et faites un suivi. Si vous n'avez rien entendu au sujet de votre plainte dans les trois jours ouvrables suivant la date prévue de réception, appelez et faites un suivi. Préparez votre numéro de dossier et demandez un rapport de situation.

Préparez-vous à une inspection. Il est possible qu'un inspecteur OSHA se présente sans avertissement dans votre établissement. Soyez gentil, professionnel et courtois et ne répondez qu'aux questions spécifiques posées par l'inspecteur.

Payez toutes les pénalités. En fonction de la nature et de la gravité de la plainte, vous pouvez également être amené à payer une pénalité. Cette pénalité doit être payée dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la citation en envoyant un chèque directement à l'OSHA. Tant que votre paiement n'aura pas été reçu, votre cas ne sera pas résolu.

Demandez une conférence informelle. Si vous envisagez de contester votre plainte, nous vous encourageons vivement à appeler et à demander une conférence informelle avec un représentant local de l'OSHA. Au cours de cette conférence, vous pourrez avoir une meilleure idée de la nature de votre violation, discuter des méthodes de correction, discuter des options de règlement et peut-être même résoudre les citations et les sanctions contestées.

• Cela peut également être fait si votre intention est de vous conformer pleinement ou si vous n'êtes pas sûr de la voie à suivre.

Rédigez et soumettez un «avis d'intention de contester». Si vous avez conclu qu'un élément de la plainte n'est pas fondé, ou si vous n'êtes pas d'accord avec les frais attribués ou la date de réduction, vous devez soumettre un avis officiel d'intention de contester dans les 15 jours ouvrables après réception de votre citation. Votre lettre doit indiquer exactement ce qui est contesté - la citation, une partie de la citation, le montant des frais ou la date de réduction - aussi clairement que possible. Envoyez ensuite cet avis par courrier certifié.

• Par exemple, vous pourriez dire: «Je souhaite contester la citation et la sanction proposées pour les articles 2 et 3 de la citation émise le 5 novembre 2015».

Attendez que l'OSHRC organise une audience. Dès réception de votre avis d'intention de concours, votre dossier sera officiellement en litige. Vos dates d'abattement et de frais seront suspendues jusqu'à ce qu'une décision soit prise, et votre cas soit transmis à l'OSHRC. OSHRC est une agence indépendante distincte du ministère du Travail. La OSHRC fixera une audience pour votre cas.

Assistez à l'audience. Une fois la date de votre audience fixée, vous voudrez commencer à vous préparer pour votre audience et vous assurer de pouvoir y assister. Vous voudrez peut-être obtenir un conseil juridique, qui vous aidera à présenter votre cas. Les employeurs et les employés peuvent participer à cette audience.