Comment obliger légalement les employés à se faire vacciner contre la grippe?
Afin d'obliger légalement vos employés à se faire vacciner, vous devez rechercher la loi de votre État.
L'absence de travail causée par la grippe saisonnière coûte aux entreprises des millions de dollars chaque année. Pour cette raison, vous voudrez peut-être exiger que tous les employés se font vacciner contre la grippe. Cependant, en dehors du secteur des soins de santé, peu d'entreprises le font. Afin d'obliger légalement vos employés à se faire vacciner, vous devez rechercher la loi de votre État. Vous devez également être prêt à accorder aux gens une exemption (appelée «logement») pour des raisons religieuses ou médicales. En raison de la complexité juridique de l'exigence du vaccin contre la grippe, nous vous encourageons à adopter un programme volontaire.
Partie 1 sur 3: Vérifier la légalité d'exiger le vaccin contre la grippe
- 1Identifiez si vos employés sont «à volonté». Dans tous les États sauf le Montana, les employés sont «à volonté» à moins que vous n'ayez changé la relation. Vous pouvez licencier des employés «à volonté» pour n'importe quelle raison légale, à tout moment. Cependant, vous avez peut-être modifié le statut «à volonté» des manières suivantes:
- Vos employés sont syndiqués et vous avez accepté une convention collective. Dans cette situation, les termes de l'accord de négociation contrôleront si vous pouvez exiger le vaccin contre la grippe.
- Vous avez signé un contrat de travail avec un employé. Ce contrat stipule probablement que l'employé ne peut être licencié que «pour un motif valable». De plus, le contrat aurait dû définir la «cause».
- Vous avez créé un contrat implicite avec des employés sur la base de promesses que vous avez faites dans une lettre d'offre d'emploi, un manuel de l'employé ou en personne. Bien que rare, vous pouvez parfois créer un contrat accidentellement sur la base de promesses que vous faites.
- 2Vérifiez votre législation nationale ou locale. La loi fédérale n'interdit généralement pas le vaccin contre la grippe. Cependant, la loi de votre état ou locale peut. Dans certains États, le personnel hospitalier doit se faire vacciner contre la grippe, donc si vous avez une entreprise dans ce domaine, vous devez également connaître ces informations.
- Vous pouvez visiter le site Web des Centers for Disease Control, qui recueille des informations sur les exigences de vaccination des États pour les employés des hôpitaux et des soins ambulatoires.
- Vous pouvez également effectuer une recherche générale sur Internet. Cependant, il se peut qu'il n'y ait pas beaucoup d'informations disponibles. Tapez «votre état» ou «votre ville» et «vaccin antigrippal obligatoire».
- 3Identifier les exemptions créées par la loi anti-discrimination. Les lois anti-discrimination limitent votre capacité à licencier des employés «à volonté». Par exemple, vous ne pouvez pas licencier ou rétrograder quelqu'un en raison d'une caractéristique protégée, telle que la race, l'origine ethnique ou le sexe. En ce qui concerne le vaccin contre la grippe, certaines personnes pourraient demander une exemption sur la base des éléments suivants:
- Religion. Certaines religions interdisent la vaccination. Si vous voulez obliger les employés à se faire vacciner contre la grippe, vous devez fournir une exemption pour des raisons religieuses. Si vous ne le faites pas, vous pourriez être poursuivi pour discrimination en matière d'emploi.
- Médical / invalidité. Certaines personnes ne devraient pas se faire vacciner contre la grippe car elles peuvent être allergiques aux œufs, qui sont utilisés dans certains vaccins. En conséquence, vous devez prévoir des exemptions pour invalidité. Cependant, vous devez savoir que les plans ont maintenant été créés sans œuf.
Pour cette raison, vous voudrez peut-être exiger que tous les employés se font vacciner contre la grippe. - 4Rencontrez un avocat. Seul un avocat qualifié peut vous fournir des informations précises sur les lois qui limitent votre capacité à exiger des employés qu'ils se font vacciner contre la grippe. Si votre entreprise n'a pas encore d'avocat, vous devriez alors obtenir une recommandation.
- Vous pouvez demander à une autre entreprise si elle recommanderait son avocat, ou vous pouvez contacter le barreau de votre état et demander un renvoi.
- Appelez l'avocat et planifiez une consultation. Demandez à l'avance combien il facture.
- Comme il s'agit d'un domaine du droit non réglé, l'avocat peut avoir besoin de faire des recherches juridiques approfondies et de vous contacter ultérieurement.
Partie 2 sur 3: licenciement des employés qui refusent
- 1Adoptez une exigence de vaccin contre la grippe. N'oubliez pas que vous devez adopter le programme légalement. Par exemple, si vos employés sont syndiqués, vous devriez inclure le vaccin contre la grippe dans votre prochaine convention collective. Dans le passé, certains employés ont réussi à contourner l'exigence du vaccin contre la grippe lorsqu'elle était imposée en dehors de la négociation collective. Demandez à votre avocat si vous pouvez adopter une politique en dehors de la négociation collective, car ce n'est pas un domaine du droit clair.
- De plus, si vous avez un contrat de travail avec un employé, incluez une exigence de vaccination contre la grippe dans le nouveau contrat. Par exemple, vous pouvez définir «juste cause» de résiliation pour inclure le refus de se faire vacciner contre la grippe.
- 2Avisez les employés de l'exigence. Vous pouvez informer les employés qu'ils doivent se faire vacciner contre la grippe par lettre, courriel ou les deux. Donnez aux employés une date limite et indiquez-leur le type de vérification dont vous aurez besoin, comme un formulaire rempli par un médecin ou une infirmière.
- Certains employeurs ont créé des pages Web expliquant à leurs employés pourquoi ils doivent se faire vacciner contre la grippe. L'hôpital Johns Hopkins, par exemple, a un site Web dans lequel il explique qu'il a adopté une politique obligatoire parce que les politiques volontaires étaient inefficaces. Il identifie également les employés qui doivent se faire vacciner contre la grippe.
- La page Web de Johns Hopkins indique également clairement aux employés ce qui se passera s'ils refusent de se faire vacciner contre la grippe et ne reçoivent pas d'exemption: ils seront mis en congé administratif pendant une semaine, puis considérés comme ayant démissionné volontairement.
- 3Créez un processus pour les exemptions. Pour vous conformer aux lois anti-discrimination, vous devrez donner aux employés la possibilité de demander une exemption (appelée «accommodement») pour des raisons religieuses ou médicales. Vous devez créer un formulaire que les employés doivent remplir en indiquant leur nom et la raison de l’adaptation. Dites aux employés où ils peuvent obtenir le formulaire et où ils doivent le soumettre. Exigez qu'ils soumettent le formulaire quelques semaines avant la date limite de prise de vue afin que vous puissiez l'examiner.
- N'oubliez pas que la loi de votre état peut également exiger que vous vous accommodiez de raisons philosophiques, ce qui pourrait être quelque chose comme ne pas vouloir violer leur intégrité corporelle. Assurez-vous de tenir compte de tout accommodement requis par l'État ainsi que par la loi fédérale.
- 4Exiger des pièces justificatives. Vous n'êtes pas obligé d'accepter l'affirmation d'un employé selon laquelle sa religion interdit les vaccins. Au lieu de cela, vous pouvez demander à l'employé de vous fournir une lettre signée d'un chef religieux.
- De même, si votre employé réclame une exemption médicale, demandez à un médecin de signer un formulaire de renonciation.
Si vous voulez obliger les employés à se faire vacciner contre la grippe, vous devez fournir une exemption pour des raisons religieuses. - 5Analysez la demande d'exemption. Une personne invoquant une objection religieuse ou médicale n'a pas automatiquement droit à l'exemption. Au lieu de cela, la loi exige que vous, en tant qu'employeur, établissez un équilibre entre les droits de l'employé et le fardeau de votre entreprise. Si l'octroi de l'accommodement cause à votre entreprise des «difficultés excessives», vous n'avez pas besoin de l'accorder. Avant de refuser les exemptions médicales demandées aux employés, considérez que les contraindre à une procédure médicale avec des risques pourrait entraîner leur blessure ou leur maladie.
- La «contrainte excessive» n'est pas une norme difficile à respecter. Essentiellement, si l'octroi d'un logement causerait plus que des dommages financiers minimes, vous n'êtes pas obligé d'accorder le logement.
- Cependant, vous devez vous assurer de donner à chaque demande un examen individualisé. Considérez toutes les solutions de contournement potentielles. Par exemple, vous pourriez demander à un employé de porter un masque chirurgical pendant la saison de la grippe. Cela pourrait être un moyen gratuit de garder l'employé.
- 6Réaffectez les employés au lieu de les licencier. Vous pouvez éviter certains des problèmes juridiques difficiles si vous réaffectez un employé qui s'oppose au vaccin contre la grippe au lieu de le renvoyer. Cela peut ne pas toujours être possible, selon le travail de la personne et les besoins de votre entreprise.
- Dans certaines situations, cependant, vous pouvez réaffecter une personne à l'écart du contact client. Par exemple, un membre du personnel d'une maison de soins infirmiers peut nettoyer les chambres des résidents. Cependant, vous pouvez le réaffecter pour travailler dans un back-office.
- 7Documentez toute résiliation. Après avoir adopté votre politique, un employé peut refuser de s'y conformer. Vous pourriez avoir rejeté leur demande d'exemption parce que toute solution de contournement aurait causé à votre entreprise une contrainte excessive. Dans cette situation, vous avez la possibilité de licencier l'employé.
- Vous devez suivre les procédures de résiliation de votre entreprise telles que définies dans vos politiques commerciales actuelles. N'oubliez pas de tout documenter, en particulier la raison pour laquelle vous refusez l'hébergement.
- Voir Empêcher les poursuites en cas de licenciement abusif pour plus d'informations sur la manière de licencier légalement un employé.
Partie 3 sur 3: démarrer un programme volontaire
- 1Téléchargez la boîte à outils. Votre meilleur pari est d'encourager les employés à se faire vacciner contre la grippe sans en avoir besoin. Les Centers for Disease Control ont une boîte à outils que vous pouvez télécharger sur Internet. Cette boîte à outils fournit des informations et des ressources utiles pour démarrer un programme de vaccination volontaire contre la grippe dans votre entreprise.
- 2Planifiez une clinique grippale sur place. Vous pouvez encourager les employés à se faire vacciner en leur offrant gratuitement ou à un coût réduit. Si vous avez une clinique de santé sur place, vous pouvez y offrir le vaccin contre la grippe. Cependant, si vous ne le faites pas, vous pouvez passer un contrat avec une pharmacie ou un vaccin pour vous rendre sur votre chantier.
- Vous pouvez rechercher des entreprises qui gèrent la planification et la livraison de cliniques sur place. Certaines de ces entreprises ont des réseaux de plus de 6000 professionnels de la santé à travers le pays avec lesquels elles travaillent. Recherchez en ligne «clinique grippale sur place» et contactez-les pour connaître leurs tarifs.
- Si vous ne souhaitez pas offrir de clinique sur place, vous pouvez créer des bons pour le vaccin contre la grippe, qui peuvent être échangés dans de nombreuses chaînes de pharmacies, telles que Rite Aid, CVS et Walgreens. Certaines des entreprises qui coordonnent les cliniques sur place proposent également des programmes de bons que vous pouvez utiliser.
Fournissez aux employés des documents écrits qui expliquent les avantages de se faire vacciner contre la grippe pour votre employé et sa famille. - 3Imprimez des prospectus. La boîte à outils contient des dépliants que vous pouvez imprimer et afficher sur votre chantier. Ils sont disponibles gratuitement. Vous pouvez également télécharger un dépliant et l'envoyer sous forme de pièce jointe à un e-mail à l'échelle de l'entreprise.
- 4Parlez aux gestionnaires des employés. Vous pouvez encourager la participation si les employés peuvent se faire vacciner contre la grippe sans avoir à utiliser leur temps personnel. Parlez aux responsables de votre entreprise et faites-les accepter que leurs employés puissent se faire vacciner pendant les heures de travail.
- En accordant du temps libre aux employés, vous perdrez une certaine rentabilité. Cependant, vous devriez plus que compenser cela par une diminution de l'absentéisme des employés.
- 5Organisez un concours. Vous pouvez également encourager la participation en organisant un concours. Par exemple, vous pourriez offrir un prix au département qui a le taux de participation le plus élevé.
- Offrez au département gagnant une pizza ou une soirée après le travail en guise de récompense.
- 6Encouragez les employés à se faire vacciner eux-mêmes contre la grippe. Si l'hébergement d'un fournisseur de vaccins sur votre lieu de travail n'est pas possible, vous pouvez toujours encourager vos employés à se faire vacciner eux-mêmes. Vous pouvez encourager une plus grande participation si vous utilisez les éléments suivants:
- Donnez aux employés une ou deux heures de congé pour se faire vacciner contre la grippe quelque part en dehors du lieu de travail. Ils peuvent se rendre dans une clinique ou un hôpital à proximité.
- Fournissez aux employés des documents écrits qui expliquent les avantages de se faire vacciner contre la grippe pour votre employé et sa famille. Vous pouvez imprimer du matériel à partir de la boîte à outils.
- Affichez des affiches dans les salles de repos et les zones à fort trafic. Plus une personne voit des informations, plus elle a de chances de s'en souvenir.
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Avis de non-responsabilité médicale Le contenu de cet article n'est pas destiné à remplacer un avis médical professionnel, un examen, un diagnostic ou un traitement. Vous devez toujours contacter votre médecin ou un autre professionnel de la santé qualifié avant de commencer, de modifier ou d'arrêter tout type de traitement de santé.
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