Comment planifier une réunion publique sur un problème de santé?
La planification d'une réunion publique sur un problème de santé n'est fondamentalement pas différente de la planification d'une réunion publique sur toute autre question, sauf dans la composition du public et les types de panélistes qui prendront la parole lors de l'événement.
La planification d'une réunion publique sur un problème de santé n'est fondamentalement pas différente de la planification d'une réunion publique sur toute autre question, sauf dans la composition du public et les types de panélistes qui prendront la parole lors de l'événement. Néanmoins, il y a beaucoup à faire pour planifier avec succès une assemblée publique de quelque nature que ce soit. Vous devrez travailler dur, recruter des parties prenantes importantes et vous assurer que vous vous êtes donné suffisamment de temps pour attirer l'attention de la presse et de la communauté.
Partie 1 sur 3: jeter les bases
- 1Formez un comité de planification. L'idée derrière un comité de planification est la force du nombre. Il y a peu de problèmes liés aux soins de santé qui ne concernent pas plus d'une organisation. Vous devez identifier d'autres organisations au sein de la communauté concernées par votre problème, convaincre des membres importants des avantages d'une mairie et les recruter dans votre comité de planification.
- Par exemple, si votre sujet de préoccupation était la nutrition des enfants, certains organismes communautaires concernés par ce problème pourraient être les écoles, les pédiatres, les banques alimentaires, les églises, les agriculteurs et les garderies.
- L'auto-promotion peut être un facteur de motivation extrêmement convaincant. Approcher les organisations cibles d'un point de vue avantageux en expliquant comment la participation à la mairie pourrait leur être bénéfique en particulier.
- 2Localisez les problèmes. Il est beaucoup plus facile de s'inquiéter d'un problème qui vous affecte directement. Afin de rendre le sujet de votre mairie plus immédiat et plus convaincant, mettez l'accent sur l'impact local du problème plutôt que sur l'impact national ou mondial.
- Par exemple, si votre ville ou état a un taux élevé d'infection par le VIH ou un taux élevé d'obésité, vous devez mettre l'accent sur les problèmes auxquels votre localité sera confrontée en conséquence plutôt que sur les problèmes qui découlent du diagnostic du VIH ou de l'obésité en général.
- On pourrait donc dire: «La ville de Philadelphie devra payer 2,60 milliards d'euros de plus en frais de santé au cours des 15 prochaines années en raison de notre taux élevé d'obésité», plutôt que «l'obésité entraîne des coûts de soins de santé plus élevés».
- 3Identifiez les objectifs. Les objectifs de votre réunion dicteront le format, les personnes que vous invitez et la manière dont vous en ferez la promotion. Le terme «mairie» désigne uniquement un type de réunion où les questions et réponses ouvertes du public constituent l'essentiel de la réunion.
- Les objectifs de votre réunion pourraient être d'information, de plaidoyer pour une certaine position, ou de donner un feedback aux candidats politiques. Bien que les réunions de candidats politiques et de plaidoyer attirent probablement le plus l'attention, elles ne sont pas nécessairement ce qui convient le mieux à votre problème. Par exemple, si l'opinion publique est contre les objectifs politiques de votre organisation, une réunion d'information pourrait être une meilleure stratégie pour changer les opinions en fonction de vos besoins.
Néanmoins, il y a beaucoup à faire pour planifier avec succès une assemblée publique de quelque nature que ce soit. - 4Choisissez un format. Le format traditionnel d'une mairie est pour un panel de trois à cinq orateurs plus un modérateur pour faire de courtes présentations détaillant leurs antécédents et leurs positions. Ensuite, un modérateur pose des questions au public. Bien que le public puisse poser des questions à un certain panéliste, le modérateur doit agir en tant que facilitateur, et s'il pense que le programme serait avancé en posant la même question à plusieurs panélistes, il devrait le faire. D'autres formats pourraient inclure:
- Un pur format de questions et réponses. Cela peut être bon pour le forum d'un candidat.
- Un format de question anonyme, dans lequel les questions sont soumises à l'avance et le modérateur choisit les questions à présenter au panel. Ce format peut être bon pour les sujets controversés.
Partie 2 sur 3: rassembler la réunion
- 1Choisissez un lieu, une date et une heure. Le lieu de la réunion devrait être dans un endroit centralisé, neutre et accessible aux personnes handicapées. Les églises, les bibliothèques, les édifices gouvernementaux et les centres communautaires sont tous de bons choix. Assurez-vous qu'il n'entre pas en conflit avec un autre événement communautaire populaire et organisez-le à un moment où de nombreuses personnes pourront y assister - le week-end, ou si pendant la semaine, le soir.
- Une bonne règle de base est de toujours choisir un emplacement un peu trop petit. Un lieu bondé crée une impression d'activité et de popularité, ce qui est toujours mieux que l'alternative.
- Rendre l'événement gratuit ou à un coût minime, mais encourager les participants à confirmer leur présence sur une page Facebook, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone à appeler sont des moyens faciles et peu coûteux de le faire. Supposons que les deux tiers des "maybes" n'apparaissent pas.
- Assurez-vous d'avoir un autre lieu de réunion au cas où votre lieu prévu échouerait.
- 2Invitez des panélistes. Les panélistes sont l'un des facteurs les plus importants contribuant au succès ou à l'échec d'une mairie. Bien qu'il soit préférable d'avoir des notables sur votre panneau, ce n'est pas toujours une option. La meilleure chose à faire est d'avoir des panélistes représentant des organisations notables et / ou des panélistes ayant des antécédents notables - cela donne plus de crédibilité à l'événement.
- Faites appel aux élus, aux universitaires, aux dirigeants de l'église et de la communauté et aux prestataires de traitement.
- C'est un autre domaine où un comité de planification diversifié peut être utile. Plus les liens des membres de la communauté de planification sont étendus, plus vous avez de chances de pouvoir faire appel à un panel d'experts diversifié et passionnant.
- Ne négligez pas le facteur de personnalité lorsque vous invitez des panélistes. Les panélistes devraient être suffisamment crédibles pour amener les gens à la mairie, mais ils devraient être suffisamment excitants pour que les gens parlent à côté de votre mairie longtemps après qu'elle soit terminée.
- 3Recrutez un modérateur. Les modérateurs sont un autre facteur important dans le succès d'une mairie. Le modérateur doit avoir le respect des panélistes et du public, ainsi que le tempérament pour désamorcer les tensions et rythmer la discussion.
- Pensez à un modérateur comme un MC - ils devraient être charismatiques, mais pas si charismatiques qu'ils éclipsent les panélistes ou dominent la discussion. Les membres des médias, les juges et avocats à la retraite et le clergé peuvent être de bons candidats.
- 4Briefez les panélistes. Assurez-vous que vos panélistes connaissent le format de la mairie, les autres panélistes, le taux de participation attendu et les sujets à l'ordre du jour. Tant qu'ils le souhaitent, préparez-les à parler avec les médias par la suite.
- C'est une bonne idée que vos panélistes arrivent 45 minutes à une heure à l'avance afin que vous puissiez revoir le format et les sujets une dernière fois.
Le terme «mairie» désigne uniquement un type de réunion où les questions et réponses ouvertes du public constituent l'essentiel de la réunion. - 5Assemblez un bâton. Certains membres clés du personnel seront nécessaires pour assurer le bon déroulement de la réunion. Vous devriez avoir quelqu'un pour parler avec les médias, asseoir les invités et distribuer des documents comme les ordres du jour des réunions aux panélistes et aux invités.
- Ce sont tous de bons emplois pour les bénévoles.
- 6Préparez du matériel à l'avance. Quelle que soit la taille de votre réunion, vous aurez besoin de documents imprimés à distribuer aux invités, à la presse et aux panélistes. Le type de réunion que vous organisez dictera les types spécifiques de matériel. Par exemple:
- Si vous organisez une réunion d'information, c'est une bonne idée d'imprimer des prospectus ou des brochures qui aborderont certaines des informations que vous couvrirez à la mairie. Par exemple, si votre problème est le VIH dans votre communauté, imprimez une brochure contenant des statistiques importantes sur l'impact du VIH au niveau local.
- Une assemblée publique avec des candidats ou des responsables politiques peut inclure des informations sur les positions et les partis des candidats ou des responsables en ce qui concerne votre problème de santé.
Partie 3 sur 3: préparation de la réunion
- 1Assurez-vous que le média s'affiche. La presse est cruciale pour une mairie réussie. Que la mairie se concentre sur le plaidoyer, la diffusion d'informations ou un forum politique, sa notoriété influencera le succès de ces objectifs et votre capacité à organiser des réunions publiques à l'avenir.
- Vous devrez rédiger des communiqués de presse, identifier les journalistes qui couvrent des articles sur la santé, les affaires communautaires ou la politique, et les contacter à intervalles réguliers.
- Un communiqué de presse est un simple document envoyé aux médias qui explique un événement et pourquoi il est remarquable. Les communiqués de presse font généralement moins d'une page.
- Les nouvelles concernent l'actualité, vous devez donc vous assurer de souligner aux journalistes pourquoi la mairie est un événement à couvrir maintenant et pas plus tard. Par exemple, l'obésité est toujours un problème, mais elle ne fait l'actualité que lorsqu'une étude est publiée prétendant montrer une autre raison pour laquelle elle est mauvaise.
- 2Contactez des organisations partageant les mêmes idées. Les membres de votre comité de planification, les panélistes et les membres d'organisations apparentées qui ne font pas directement partie de la mairie devraient tous être cultivés pour faire connaître l'événement.
- N'oubliez pas d'utiliser des ressources telles que les campus universitaires, les hôpitaux et les agences gouvernementales. Affichez des dépliants annonçant l'événement à ces endroits. Ils peuvent être un excellent moyen d'augmenter la fréquentation.
- 3Frappez les médias sociaux. N'oubliez pas le vaste réseau de groupes thématiques sur Facebook et d'autres médias sociaux. Ne vous contentez pas de contacter des organisations physiques avec des salariés. Publiez sur des groupes Facebook, des blogs et des babillards électroniques d'organisations intéressées et associées.
- Assurez-vous que vos panélistes et membres font également la promotion de l'événement sur Twitter, Facebook et Instagram.
Les panélistes devraient être suffisamment crédibles pour amener les gens à la mairie, mais ils devraient être suffisamment excitants pour que les gens parlent à côté de votre mairie longtemps après qu'elle soit terminée. - 4Rassemblez des paquets de presse. Un dossier de presse se distingue d'un communiqué de presse en ce qu'il s'agit d'un paquet de documents remis aux journalistes le jour d'un événement plutôt que d'une incitation à couvrir un événement. Il devrait inclure:
- Le communiqué de presse.
- Biographies des panélistes et des intervenants.
- Des informations sur le sujet, y compris des études pertinentes, des statistiques et des histoires personnelles d'individus concernés.
- 5Attendez-vous à l'inattendu. Parfois, les panélistes ne se présentent pas. Parfois, les manifestants inondent la salle. Une tempête de neige pourrait balayer la zone de nulle part. En tant que planificateur d'événements, vous devez planifier ces éventualités en réservant des conférenciers alternatifs ou en programmant d'autres dates.
- Si votre mairie est envahie par des manifestants, un changement de format pourrait être approprié. Si le format d'origine est une question ouverte et une réponse, obtenez des questions à l'avance à la place. Si les manifestants sont à l'extérieur, invitez-les et changez le format pour faire avancer les soumissions de questions.
- Alignez d'autres orateurs de votre organisation ou des organisations participantes au cas où un orateur programmé ne serait pas diffusé. Si la mairie est un forum entre candidats politiques, insistez-y sans relâche auprès des médias - ce qui leur fera souhaiter qu'ils se soient présentés.
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