Comment vérifier l'attestation d'invalidité d'un médecin pour un employé?
Une fois que l'employé est examiné par le médecin que vous avez choisi, le médecin soumettra son avis sur le handicap de l'employé et la nécessité de sa demande FMLA.
En tant qu'employeur américain, vous pouvez rencontrer des documents sur le handicap d'un employé dans deux circonstances. La méthode que vous utilisez pour vérifier la certification d'invalidité d'un médecin pour un employé dépend des circonstances. Si un employé demande un congé en raison d'un handicap en vertu de la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA), des procédures juridiques spécifiques régissent la façon dont vous vérifiez la certification du médecin. En outre, un employé peut demander des aménagements raisonnables en cas de handicap en vertu de la loi sur les Européens handicapés (ADA). Cette loi prévoit également des procédures que vous devez suivre pour vérifier le diagnostic de handicap ou les aménagements raisonnables requis.
Méthode 1 sur 3: recherche d'informations supplémentaires
- 1Passez en revue les informations soumises par l'employé. Si un employé demande un congé en vertu de la FMLA pour son handicap, il doit fournir des informations écrites attestant le handicap et son incapacité à travailler en conséquence si vous le demandez.
- Dans certains cas, en particulier si la condition qui a obligé l'employé à s'absenter du travail s'est produite sans avertissement, l'employé peut seulement vous aviser qu'il prend du temps FMLA par téléphone.
- Cependant, l'employé est tenu de vous fournir des informations écrites à l'appui de sa demande dans les 15 jours suivant votre demande.
- Les informations que vous recevez de l'employé peuvent inclure le diagnostic d'un handicap et la période d'incapacité qui oblige l'employé à s'absenter du travail.
- Gardez à l'esprit que l'employé n'a pas à être rendu complètement incapable - simplement incapable d'accomplir les fonctions de base du travail même avec des aménagements raisonnables.
- Vous avez également le droit d'identifier le fournisseur de soins de santé de l'employé et de déterminer s'il est qualifié pour poser le diagnostic ou fournir l'avis médical dont il dispose.
- 2Obtenez une copie du formulaire de certification FMLA. Le Département américain du travail (DOL) fournit un formulaire de certification qui comprend toutes les informations nécessaires pour certifier le handicap d'un employé aux fins de la FMLA.
- Vous pouvez facilement obtenir une copie du formulaire en téléchargeant le PDF à partir du site Web du DOL. Ensuite, vous pouvez l'imprimer et le donner à l'employé, ou l'envoyer directement au fournisseur de soins de santé de l'employé.
- Gardez à l'esprit que les lois fédérales sur la confidentialité médicale limitent la quantité et le type d'informations que vous pouvez obtenir du médecin de l'employé sur le handicap de cet employé.
- L'utilisation du formulaire est le moyen le plus simple de vous assurer que vous obtenez toutes les informations que vous avez le droit d'avoir en vertu de la FMLA sans violer la vie privée de vos employés.
- 3Envoyez le formulaire de certification FMLA au médecin de l'employé. Vous pouvez envoyer le formulaire FMLA directement au fournisseur de soins de santé de l'employé qui le traite pour l'invalidité réclamée. Vous avez également la possibilité de remettre le formulaire à l'employé et de le faire remettre à son médecin.
- Pour faciliter la vérification de la certification du médecin, vous souhaitez généralement envoyer le formulaire directement à leur bureau plutôt que de passer par votre employé.
- Même si l'employé apporte le formulaire à son médecin, vous pouvez également demander au cabinet du médecin de vous envoyer le formulaire rempli directement.
- Bien que vous ne puissiez pas communiquer directement avec le médecin au sujet du handicap de l'employé, celui-ci peut remplir ce formulaire avec le consentement de l'employé.
La méthode que vous utilisez pour vérifier la certification d'invalidité d'un médecin pour un employé dépend des circonstances. - 4Contactez le cabinet médical pour authentifier la certification. Bien que les lois sur la protection de la santé vous empêchent de communiquer directement avec le médecin d'un employé pour discuter de son handicap, vous pouvez demander des éclaircissements ou contacter le bureau du médecin pour vérifier que le formulaire n'est pas une fraude.
- Ceci est particulièrement important si la certification du médecin provient de l'employé. Vous n'avez aucun moyen de savoir si le formulaire a été effectivement rempli et signé par le médecin ou s'il a été falsifié par l'employé.
- Assurez-vous de respecter les réglementations fédérales en matière de confidentialité qui régissent la divulgation d'informations médicales confidentielles. Vous voudrez peut-être consulter un avocat si vous n'êtes pas sûr de vos droits dans ce domaine.
- Par exemple, vous voudrez peut-être vérifier que la signature est légitime ou demander des conseils sur la façon de lire l'écriture manuscrite illisible d'un médecin.
- En règle générale, vous devez parler à une personne du service des avantages sociaux ou des ressources humaines du cabinet médical ou de l'établissement de santé. Un membre du personnel peut alors parler directement au médecin si nécessaire.
- 5Exiger des mises à jour périodiques. Si l'employé a demandé une période de congé indéfinie, vous avez le droit, en vertu de la FMLA, de demander à l'employé de fournir des mises à jour sur son état auprès du fournisseur de soins de santé qui le traite.
- Cependant, vous ne pouvez pas demander ces mises à jour si l'employé fournit une date de fin précise avec sa demande de congé et ne demande pas que le congé soit prolongé au-delà de ce montant initialement accordé.
- En vertu de la FMLA, vous n'avez le droit de demander une certification supplémentaire que si aucune date de fin spécifique n'a été identifiée dans la demande de congé initiale de l'employé.
- Vous pouvez également exiger des tests ou des examens périodiques après le retour de l'employé au travail, si son invalidité a des conséquences continues ou continue d'affecter sa capacité à faire son travail.
- Cela est particulièrement vrai pour les employés, comme les pompiers ou les policiers, dont le handicap peut également avoir un impact sur la sécurité publique.
- Quelle que soit la surveillance ou les examens dont vous avez besoin, ils doivent être liés à l'emploi et être une question de nécessité professionnelle, qu'il s'agisse de fournir des aménagements ou de protéger d'autres employés ou membres du public.
Méthode 2 sur 3: demander un deuxième ou un troisième avis
- 1Envoyez l'employé à un autre médecin. Si vous n'êtes pas d'accord ou avez des problèmes importants avec les conclusions du médecin traitant de l'employé, vous avez le droit d'exiger de l'employé qu'il consulte un autre professionnel de la santé de votre choix.
- La réglementation ADA prévoit également une procédure pour confirmer le diagnostic d'un employé ou demander une certification médicale supplémentaire.
- Cependant, les procédures de demande d'un deuxième ou d'un troisième avis se rapportent uniquement à la demande FMLA liée au handicap d'un salarié.
- Si vous voulez un deuxième avis sur la certification de l'employé ou devez prendre le temps qu'il a demandé, vous devez payer les factures médicales associées.
- Par exemple, supposons que le certificat médical de l'employé provienne d'un médecin généraliste qui, selon vous, n'est pas qualifié pour diagnostiquer cette condition.
- Vous voulez que l'employé rende visite à un spécialiste de cette condition particulière pour évaluer le temps de congé dont l'employé a besoin ou si un régime de traitement particulier est nécessaire.
- Vous pouvez demander à l'employé de consulter le spécialiste, mais vous devez payer cet examen et ce traitement.
- 2Recevez l'avis du deuxième médecin. Une fois que l'employé est examiné par le médecin que vous avez choisi, le médecin soumettra son avis sur le handicap de l'employé et la nécessité de sa demande FMLA.
- Vous avez un avantage à vérifier la certification du médecin lorsque vous avez besoin d'un deuxième avis, car vous pouvez choisir le médecin. Vous pouvez choisir quelqu'un en qui vous avez confiance et que vous respectez.
- Vous pouvez utiliser le formulaire FMLA disponible sur le site Web du DOL pour obtenir une certification médicale de ce deuxième fournisseur de soins de santé.
- Si le deuxième médecin est d'accord avec le premier, vous devez généralement vous conformer à la demande FMLA de l'employé. Si vous avez toujours des problèmes avec la demande et que vous êtes réticent à l'accepter, vous voudrez peut-être parler à un avocat expérimenté de la FMLA.
- Assurez-vous que tout avocat avec qui vous parlez a de l'expérience en représentation d'employeurs qui ont refusé les demandes FMLA. Ils seront les mieux placés pour identifier les problèmes avec la documentation de l'employé de leur handicap aux fins de la FMLA.
Le Département américain du travail (DOL) fournit un formulaire de certification qui comprend toutes les informations nécessaires pour certifier le handicap d'un employé aux fins de la FMLA. - 3Pensez à obtenir un troisième avis. Si le médecin que vous avez choisi n'était pas d'accord avec l'évaluation du premier médecin, vous ne pouvez pas simplement choisir l'opinion de ce médecin plutôt que l'autre. Une troisième opinion sert de bris d'égalité pour déterminer quelle opinion peut être invoquée.
- Tout comme vous avez payé pour le deuxième avis, vous devez également payer pour le troisième. Vous pouvez demander au troisième médecin de remplir le même formulaire de certification FMLA.
- Contrairement au deuxième avis, vous et votre employé devez vous entendre sur le médecin choisi pour le troisième avis.
- Gardez à l'esprit que l'opinion avec laquelle le troisième médecin est d'accord est celle qui contrôle la demande FMLA de l'employé.
- Vous n'avez pas le droit de continuer à demander un quatrième, un cinquième ou d'autres avis médicaux, même si vous les payez.
- 4Évaluez la demande FMLA de l'employé. Si l'avis du deuxième médecin concorde substantiellement avec le premier avis, vous ne pouvez pas retarder l'acceptation de la demande FMLA de l'employé. Même lorsque vous avez demandé un troisième avis, vous devez quand même éviter les retards dans la prise de décision à la demande de l'employé.
- En règle générale, vous devez fournir à l'employé un avis écrit indiquant qu'il est éligible au congé FMLA dans les cinq jours suivant sa demande.
- Vous pouvez utiliser cet avis pour demander une certification ou pour informer l'employé que la certification fournie était incomplète ou insuffisante pour justifier sa demande.
- Une fois la certification médicale conforme aux exigences de la FMLA terminée, vous devez prendre votre décision concernant la demande de l'employé dès que possible.
- Si vous prévoyez de refuser la demande de l'employé, assurez-vous que vous avez embauché un avocat qui soutient et est prêt à respecter votre décision. Attendez-vous à ce que l'employé dépose une plainte contre vous auprès du DOL.
Méthode 3 sur 3: allégation d'une documentation insuffisante
- 1Évaluez la documentation initiale fournie. Si un employé demande une adaptation raisonnable de son handicap en vertu de l'ADA, vous êtes en droit d'exiger de l'employé qu'il soumette une documentation écrite de son handicap.
- Vous avez également le droit de poser des questions liées au handicap ou d'exiger de l'employé qu'il consulte un fournisseur de soins de santé qualifié si vous recevez des informations de quelqu'un d'autre.
- Par exemple, si l'un des collègues de l'employé vous dit que l'employé a un handicap, vous avez le droit de le demander à cet employé.
- Gardez à l'esprit que les informations que vous recevez doivent être fiables et vous amener à croire raisonnablement que l'employé a un handicap qui nécessite des aménagements raisonnables.
- Si les informations ou la documentation proviennent directement de l'employé, elles doivent inclure suffisamment d'informations pour déclencher les exigences ADA. En particulier, le diagnostic et les aménagements nécessaires doivent être confirmés par un professionnel de la santé qualifié.
- Ce n'est pas un problème si vous êtes prêt à fournir les adaptations nécessaires de toute façon. Mais si l'employé demande des aménagements qui seraient encombrants ou coûteux pour votre entreprise, vous avez le droit d'exiger plus d'informations.
- 2Permettez à l'employé de fournir les informations manquantes. Si la documentation initiale fournie par l'employé est insuffisante, vous devez fournir à l'employé une explication écrite de ce qui manquait dans la documentation initiale et lui donner le temps de vous fournir cette information.
- Cela peut signifier demander à l'employé de subir un examen médical ou de consulter un spécialiste pour faire évaluer son état.
- Vous pouvez également demander à l'employé d'obtenir des informations supplémentaires de son médecin, comme la preuve que son médecin traitant est qualifié pour diagnostiquer le handicap ou donner une opinion sur les aménagements nécessaires.
- À ce stade, vous n'êtes pas responsable de payer la facture des examens ou des évaluations de l'employé. Vous ne demandez pas d'informations supplémentaires. Vous ne demandez que la quantité d'informations à laquelle vous avez droit en vertu de l'ADA.
Si un employé demande un congé en raison d'un handicap en vertu de la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA), des procédures juridiques spécifiques régissent la façon dont vous vérifiez la certification du médecin. - 3Exigez que l'employé aille chez un autre médecin. L'ADA ne vous empêche pas d'envoyer l'employé à un autre médecin ou à un spécialiste pour évaluer l'état de l'employé et donner un avis sur son handicap.
- Gardez à l'esprit que si vous demandez à l'employé d'obtenir un deuxième avis, vous devez généralement payer pour cet examen ou cette évaluation.
- Soyez prêt à expliquer à l'employé pourquoi vous exigez qu'il fasse cette étape supplémentaire pour certifier son invalidité.
- La recherche d'un deuxième avis ne doit pas être abusée. Cependant, cela peut être utile lorsque vous n'êtes pas satisfait du résultat d'une tentative de vérification de la certification originale du médecin qui vous a été remise par l'employé.
- 4Faites des accommodements pour le handicap de l'employé. Une fois que vous avez reçu une documentation suffisante sur le handicap de l'employé et les aménagements qui permettront à l'employé d'exécuter avec succès les exigences de son travail, vous avez le devoir en vertu de l'ADA de faire ces aménagements.
- L'ADA ne vous oblige qu'à faire des aménagements raisonnables. Si les aménagements dont l'employé a besoin, certifiés par les professionnels de la santé dont vous avez vérifié les opinions, sont excessivement perturbateurs ou coûteux, vous pourrez peut-être refuser de les fournir.
- Si vous prévoyez de refuser une demande d'accommodement, vous voudrez peut-être envisager de faire appel à un avocat de la défense de l'employeur.
- Attendez-vous à ce que l'employé dépose une accusation administrative ou une poursuite contre vous pour avoir omis de tenir compte de son handicap.
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Avis de non-responsabilité médicale Le contenu de cet article n'est pas destiné à remplacer un avis médical professionnel, un examen, un diagnostic ou un traitement. Vous devez toujours contacter votre médecin ou un autre professionnel de la santé qualifié avant de commencer, de modifier ou d'arrêter tout type de traitement de santé.
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