Comment obtenir une copie de votre dossier médical?
Obtenir une copie de vos dossiers médicaux est un processus relativement simple. Vous devrez contacter le service de gestion des informations sur la santé de votre fournisseur de soins de santé et demander un formulaire d'autorisation pour vos dossiers médicaux. Sur le formulaire, choisissez les informations que vous souhaitez recevoir, telles que vos antécédents d'examens physiques, de consultations spécialisées, de résultats de tests, de listes de médicaments et de rapports d'opération. Vous devrez peut-être payer une somme modique, mais cela ne devrait pas dépasser quelques dollars. Vous pouvez demander une copie physique ou numérique de vos dossiers. Vous devriez les recevoir dans les 30 jours conformément à la loi. Pour plus de conseils de notre co-auteur juridique, y compris comment faire appel d'un refus de fournir votre dossier médical, lisez la suite.
Comment obtenir une copie de mes dossiers médicaux si le cabinet médical est fermé?
Obtenir vos dossiers médicaux vous semble déroutant, mais le processus est assez simple. Cela peut être un peu long, car la collecte des formulaires et des informations nécessaires prend du temps, mais si vous restez patient et suivez le protocole, vous pouvez facilement recevoir les dossiers dont vous avez besoin si vous vivez aux États-Unis. Une partie de cela peut être applicable ailleurs dans le monde.
Partie 1 sur 3: en savoir plus sur les dossiers médicaux
- 1Sachez qui peut demander des dossiers médicaux. Les dossiers médicaux contiennent souvent des informations très sensibles et privées. Seules des personnes spécifiques ont accès à vos dossiers médicaux.
- Les États varient dans les procédures et les politiques en ce qui concerne la distribution des dossiers médicaux, tout comme les hôpitaux individuels. Cependant, la loi fédérale stipule qu'une personne a le droit d'accéder à ses dossiers médicaux, d'en faire des copies et de demander des modifications. Pour la plupart, seuls vous et votre médecin avez le droit d'accéder à vos dossiers médicaux.
- Dans de rares cas, vous devrez peut-être obtenir les dossiers de quelqu'un d'autre. Vous aurez besoin d'une autorisation directe signée par le patient. Si le patient est frappé d'incapacité, des documents juridiques seront nécessaires pour renoncer à la signature. Cependant, le protocole pour demander les dossiers de quelqu'un d'autre est un sujet de débat et de confusion dans la communauté médicale. Si vous avez besoin des dossiers médicaux de quelqu'un d'autre pour une raison quelconque, discutez du problème avec un avocat pour déterminer les procédures nécessaires pour obtenir ces informations.
- Les couples mariés n'ont pas droit à leurs dossiers médicaux respectifs et une autorisation signée est nécessaire pour obtenir les dossiers d'un conjoint. Les parents ont généralement accès aux dossiers médicaux des enfants de moins de 18 ans, à quelques exceptions près. Si, par exemple, un enfant a plus de 12 ans, certains États autorisent la confidentialité des dossiers concernant la santé reproductive et les antécédents sexuels.
- 2Rassemblez le matériel nécessaire. Pour obtenir vos dossiers, vous avez besoin de certains matériaux. Assurez-vous que vous avez rempli tous les documents nécessaires avant de commencer le processus de demande de documents.
- Le service de gestion des informations de santé (HIM) de votre professionnel de la santé peut vous fournir le formulaire d'autorisation spécifique à votre hôpital. Celui-ci devra être rempli en entier.
- Les informations incluses dans le formulaire d'autorisation varient d'un État à l'autre et d'un hôpital à l'autre. Cependant, la plupart des formulaires demandent votre adresse, votre date de naissance, votre numéro de sécurité sociale et votre numéro de téléphone. Vous devrez probablement également fournir les dates auxquelles vous avez reçu le traitement, les documents que vous souhaitez divulguer et les raisons pour lesquelles vous avez demandé les dossiers.
- De nombreux hôpitaux, afin d'accélérer le processus, permettent de remplir le formulaire d'autorisation en ligne. Vérifiez si c'est une option à votre hôpital si le remplissage des formulaires en ligne est plus pratique pour vous.
- Lorsque vous allez demander vos dossiers, vous aurez besoin d'une pièce d'identité avec photo.
- 3Déterminez quels frais, le cas échéant, vous devez payer. Les frais varient d'un hôpital à l'autre, mais il existe un protocole spécifique en ce qui concerne la facturation des dossiers. Soyez conscient de cela pour éviter de payer des frais illégaux.
- Les hôpitaux ont le droit de facturer des frais pour les dossiers médicaux. Cependant, ces frais sont limités aux coûts de la main-d'œuvre requise pour obtenir les dossiers. En d'autres termes, votre hôpital ne peut pas utiliser vos dossiers pour réaliser un profit.
- Habituellement, un hôpital facturera des frais en fonction du nombre de pages de vos dossiers. Il existe un plafond quant au montant de ces frais qui varie d'un État à l'autre. À New York, c'est 75 cents la page et en Californie, c'est 25. Sachez quel est le prix maximum par page dans votre état et assurez-vous que vous n'êtes pas surfacturé. Vous pouvez généralement trouver ces informations sur le site Web du ministère de la Santé. Pour éviter ces frais, demandez à votre médecin d'envoyer la dernière note SOAP de votre dernière visite, ou si vous êtes à l'hôpital, demandez les résumés de sortie qui ont été dictés par votre médecin.
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Partie 2 sur 3: obtenir vos dossiers
- 1Sachez quels documents demander. Sur le formulaire d'autorisation, il vous sera demandé de sélectionner le type d'enregistrements que vous souhaitez. Si vous ne connaissez pas la terminologie médicale, cela peut prêter à confusion. Cependant, pour les patients, les formulaires suivants sont les plus utiles pour suivre les antécédents médicaux et transférer les médecins.
- Antécédents initiaux et examen physique
- Tout rapport de consultation réalisé par des spécialistes. Les rapports de consultation examinent les antécédents du patient, expliquent ses besoins médicaux et exposent la raison pour laquelle l'avis d'un autre médecin est demandé.
- Rapports opératoires, qui documentent les détails d'une chirurgie
- Résultats de test
- Listes de médicaments
- Rapports de sortie, qui incluent les dates auxquelles vous avez été renvoyé d'un hôpital et tous les soins à domicile recommandés par votre fournisseur
- 2Décidez de la manière dont vous souhaitez recevoir vos enregistrements. Vous avez une variété d'options pour recevoir vos dossiers médicaux. Les copies papier sont ce qui est généralement demandé, mais vous pouvez également demander des copies numériques. Si votre hôpital utilise un système de dossiers électroniques, vous pouvez obtenir vos dossiers sous forme de CD ou de clé USB. Vous pouvez également faire envoyer vos informations par e-mail. Déterminez ce qui vous convient le mieux, puis faites la demande.
- 3Soyez prêt à attendre. La réception de vos dossiers médicaux prend du temps. Ce n'est pas un processus le jour même et vous devez être conscient des périodes d'attente.
- Légalement, votre fournisseur doit vous envoyer vos dossiers dans les 30 jours suivant votre demande initiale. Ils peuvent être en mesure de demander une prolongation unique de 30 jours, mais doivent expliquer la cause de ce retard
- La plupart des installations ne prendront pas 30 jours et, en moyenne, le temps d'attente est de 5 à 10 jours.
- Si vous avez besoin de vos dossiers parce que vous changez de médecin ou à des fins d'assurance, gardez à l'esprit la période d'attente. Planifiez à l'avance et demandez vos dossiers bien à l'avance.
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Partie 3 sur 3: connaître vos droits
- 1Connaissez vos droits HIPAA. HIPAA est le Health Information Portability and Accountability Act. Vous devez être informé de vos droits HIPAA lorsque vous commencez un traitement avec un nouveau médecin, par exemple lorsque vous êtes admis à l'hôpital ou lorsque vous consultez un médecin pour la première fois. En général, HIPAA vous donne le droit d'accéder à vos informations médicales et de les garder privées. Cela signifie que vous avez le droit de:
- demandez une copie de votre dossier médical.
- demander des corrections à vos dossiers médicaux.
- être informé de la manière dont vos informations peuvent être utilisées ou partagées.
- Décidez de la manière dont vos informations peuvent être utilisées.
- obtenir un rapport sur la manière dont vos informations ont été utilisées.
- déposer une plainte si vous pensez que vos informations ne sont pas traitées correctement.
- 2Sachez que vous avez droit à vos dossiers médicaux. Vous avez droit à vos dossiers médicaux. Il s'agit d'une loi fédérale et un hôpital ne peut retenir des dossiers pour quelque raison que ce soit, y compris les paiements en souffrance. Comme indiqué, les hôpitaux peuvent facturer le papier, mais ils ne peuvent pas facturer de frais de recherche. Si un établissement essaie de refuser de divulguer vos dossiers, ou exige une grosse somme d'argent pour leur libération, parlez-en à un avocat. Le refus de divulguer les dossiers médicaux est rare, mais se produit parfois. Comprenez que c'est illégal.
- 3Comprenez quelles informations les médecins peuvent retenir. Bien que vous ayez légalement droit à la plupart des dossiers médicaux, un médecin a le droit légal de refuser de divulguer certains documents concernant vos antécédents médicaux. Ces documents comprennent:
- Notes personnelles
- Informations concernant un mineur de plus de 12 ans, si le mineur s'y oppose
- Toute information qui, selon le médecin, causera un préjudice substantiel à vous ou à autrui
- Informations obtenues auprès d'autres médecins
- Dossiers de toxicomanie ou dossiers de santé mentale
- 4Faire appel d'un refus, si nécessaire. Dans certains cas, vous pourriez vouloir ou avoir besoin de certaines informations qu'un médecin peut légalement refuser de divulguer. Si, par exemple, vous transférez à un spécialiste les notes et observations personnelles d'un médecin peuvent fournir à votre nouveau médecin un aperçu important de votre état. Il existe un processus d'appel si votre fournisseur refuse de divulguer certains documents.
- Les réglementations varient d'un État à l'autre. La plupart des États exigent que vous déposiez un appel écrit, citant les raisons pour lesquelles vous avez besoin de l'information, auprès du ministère de la Santé. Votre fournisseur doit alors fournir une explication de son refus.
- Un juge ou un comité décide de la divulgation ou non de l’information. Si vous gagnez votre appel, votre fournisseur doit légalement libérer les documents. Si vous perdez l'appel, la décision est définitive.
Les couples mariés n'ont pas droit à leurs dossiers médicaux respectifs et une autorisation signée est nécessaire pour obtenir les dossiers d'un conjoint.
- Une fois à portée de main, assurez-vous d'organiser vos dossiers médicaux par date ou par type d'enregistrement dans un classeur ou un outil numérique. La plupart des patients préfèrent les organiser par date. Utilisez des notes autocollantes pour définir clairement la date et le type d'enregistrement sur chaque enregistrement, de sorte que vous n'aurez pas à les rechercher sur l'enregistrement à chaque fois. De nombreux outils en ligne et mobiles peuvent vous aider à le faire facilement, y compris la sauvegarde, gratuitement ou à faible coût.
- Si vous avez eu le fournisseur pendant une longue période, il peut être rentable de lui donner des paramètres de date, car les dossiers médicaux peuvent comporter des milliers de pages si vous avez eu de longs séjours à l'hôpital ou des maladies prolongées. Demandez quelques mois d'informations plutôt que quelques années.
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Questions et réponses
- Comment obtenir des copies d'enregistrements d'il y a 10 ans?Vous devez demander des copies aux médecins, laboratoires et hôpitaux que vous avez vus à ce moment-là. Beaucoup ne conservent pas de dossiers médicaux depuis sept ans. Vous ne pouvez obtenir des enregistrements que dans la mesure où ils les conservent, donc s'ils détruisent à sept ans, il n'y aura aucun enregistrement à obtenir.
- J'aimerais obtenir mon dossier médical datant de 1956. J'ai une copie microfiche de mon certificat de naissance, mais c'est tout. Que puis-je faire?Les records n'existent probablement pas depuis si loin. À quelques exceptions près, la plupart des fournisseurs ne conservent pas de registres pendant plus de 7 ans.
- Je veux changer de médecin mais il me reste une facture. Que va-t-il se passer?La facture devra être payée, vous pouvez déplacer des médecins. Faites parvenir tous vos dossiers et factures à votre nouveau médecin.
- Comment puis-je obtenir des antécédents médicaux complets pour moi-même pour le cas comp d'un travailleur?Votre médecin de soins primaires doit avoir vos antécédents médicaux complets au dossier.
- Mon médecin a pris sa retraite et a fermé son cabinet. Comment puis-je obtenir mon dossier?Votre médecin doit avoir conservé une copie de vos dossiers dans un lieu de stockage ou dans un endroit sûr. Je voudrais entrer en contact avec lui et voir s'il a toujours les dossiers - il devrait toujours les avoir.
- Quelles autres options avez-vous si vos dossiers médicaux ont été détruits?Vérifiez auprès d'autres médecins à qui vos dossiers ont pu être envoyés, par exemple une copie envoyée à votre médecin traitant si les dossiers de votre spécialiste ont disparu.
- Puis-je me présenter au cabinet d'un médecin et demander ma copie?Vous pouvez, mais ils peuvent vous demander de revenir s'ils doivent rechercher les documents et qu'ils sont occupés. Il est préférable de téléphoner en premier pour leur donner le temps de préparer les dossiers.
- Comment puis-je obtenir les dossiers médicaux d'un amoureux décédé?À moins que vous ne soyez la procuration documentée, ces dossiers peuvent être interdits pour vous, en raison de la confidentialité des patients. La plupart des gens ne souhaitent pas que la famille examine leurs dossiers médicaux après leur décès. Veuillez contacter un avocat.
- Existe-t-il un moyen rapide de rassembler les noms de tous les médecins et établissements médicaux où je me suis rendu sur une période de 10 ans?Non. Vous devrez vérifier votre calendrier, vos cartes de rendez-vous et vos dossiers médicaux dont vous avez déjà besoin pour recueillir les noms. Commencez par votre médecin de soins primaires car il / elle a souvent des dossiers de spécialistes et de laboratoires. Recherchez un fournisseur que vous n'avez pas vu récemment, car l'adresse du bureau a peut-être changé et vous souhaitez envoyer votre demande au bon endroit.
- Les numéros des dossiers médicaux changent-ils un jour?Parfois oui. Les enregistrements des nourrissons sont souvent sous le numéro d'enregistrement de leur mère, mais plus tard, leur propre numéro leur est attribué. Vous aurez un numéro d'enregistrement différent pour chaque emplacement parce que l'hôpital, le médecin, etc. vous auront dans leurs propres systèmes et le nombre sera différent. Assurez-vous de donner votre nom de jeune fille et de mariage le cas échéant, votre date de naissance et votre numéro de sécurité sociale pour permettre à un fournisseur de trouver plus facilement des enregistrements.
Questions sans réponse
- Puis-je demander mes dossiers médicaux en ligne?
- Comment puis-je me faire envoyer des dossiers médicaux par mon médecin d'un autre État?
- Comment puis-je poursuivre un fournisseur de soins de santé pour ne pas avoir fourni mes dossiers médicaux après les avoir demandés de manière informelle et formelle?
- Comment obtenir une copie de mes dossiers médicaux si le cabinet médical est fermé?
- Comment obtenir une copie de mon dossier médical si mon médecin a pris sa retraite?
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Avis de non-responsabilité médicale Le contenu de cet article n'est pas destiné à remplacer un avis médical professionnel, un examen, un diagnostic ou un traitement. Vous devez toujours contacter votre médecin ou un autre professionnel de la santé qualifié avant de commencer, de modifier ou d'arrêter tout type de traitement de santé.
