Comment planifier les rendez-vous des patients?
Si vous travaillez dans un cabinet médical ou si vous démarrez votre propre cabinet, la prise de rendez-vous avec les patients est l'une de vos tâches les plus importantes.
Si vous travaillez dans un cabinet médical ou si vous démarrez votre propre cabinet, la prise de rendez-vous avec les patients est l'une de vos tâches les plus importantes. Garder votre horaire de rendez-vous bien organisé garantira qu'aucun patient ne se «perd» dans le système et que les patients et les médecins vivront une expérience agréable au cabinet. Pendant ce temps, maximiser la productivité de votre emploi du temps vous permettra de réserver plus de rendez-vous et d'augmenter les revenus de votre bureau.
Méthode 1 sur 3: mise en place d'un système de prise de rendez-vous
- 1Laissez les patients prendre des rendez-vous par téléphone, en personne et en ligne. De cette façon, vous vous assurerez d'obtenir le plus de patients possible et de ne perdre aucun patient potentiel qui ne peut pas prendre de rendez-vous d'une manière particulière. Permettre aux gens de prendre des rendez-vous en ligne vous permet également de profiter d'un accès en ligne 20,57 et de permettre aux patients de prendre des rendez-vous après les heures.
- En plus de cette efficacité accrue, les patients déclarent généralement se sentir plus à l'aise et moins accablés par l'auto-planification en ligne que par la prise de rendez-vous par téléphone.
- Il existe une grande variété de logiciels de prise de rendez-vous en ligne que vous pouvez acheter et utiliser dans votre bureau. Certains des logiciels les plus populaires incluent AppointmentPlus, Booker et Thryv. Bien sûr, vous pouvez également créer votre propre logiciel de planification si vous avez des compétences en codage et en développement!
- 2Offrez aux patients plusieurs options de plages horaires pour leur rendez-vous. Vous voudrez vous assurer de donner à vos patients autant d'options que possible afin qu'ils puissent choisir le meilleur créneau horaire pour leur horaire particulier. Cela peut sembler évident, mais c'est très important pour garder vos patients heureux et réduire le risque qu'ils aient à annuler le rendez-vous en raison d'un conflit horaire.
- Par exemple, au lieu de demander à un patient si le mardi à 13h00 fonctionne pour lui, donnez-lui la possibilité de sélectionner n'importe quel créneau horaire disponible qui fonctionne pour lui, comme le mardi de 13h00 à 14h00, de 14h00 à 15h00.: 00 ou 4: 00-5: 00.
- 3Notez les informations de contact de chaque patient programmé. Vous devrez être en mesure de les contacter pour leur rappeler un rendez-vous à venir ou reporter leur prochaine réservation. Assurez-vous de demander le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et l'adresse postale de la personne lors de la prise de rendez-vous.
- Si la personne prend le rendez-vous en personne ou par téléphone, demandez-lui simplement ces informations. S'ils prennent leur rendez-vous en ligne, assurez-vous d'inclure une zone dans votre portail en ligne pour les coordonnées des patients.
Pendant ce temps, maximiser la productivité de votre emploi du temps vous permettra de réserver plus de rendez-vous et d'augmenter les revenus de votre bureau. - 4Envoyez des rappels aux patients la veille de leur rendez-vous. Si les patients oublient leur heure de rendez-vous et ne se présentent pas, cela entraîne une énorme perte de temps dans votre emploi du temps. L'utilisation de rappels réduit le risque que les patients ne se présentent pas à leurs rendez-vous et permet ainsi d'éviter cette perte de temps.
- Appeler ou envoyer des SMS aux patients est le meilleur type de rappel, car ils sont plus susceptibles de remarquer un appel ou un SMS entrant que de voir un nouvel e-mail dans un court laps de temps.
- L'utilisation d'un système de rappel peut également augmenter l'annulation et le report de rendez-vous non désirés, ce qui peut amener les patients à se sentir plus en contrôle et donc plus satisfaits de leur heure de rendez-vous.
- 5Ayez un planificateur de rendez-vous désigné pour votre bureau. Si vous n'êtes pas uniquement responsable du maintien de l'horaire de rendez-vous pour votre bureau, embauchez ou désignez quelqu'un pour être le principal planificateur de rendez-vous. Le fait de confier la responsabilité de la planification des rendez-vous à une personne permettra une procédure de planification plus réglementée et mènera à un horaire qui reflète mieux les besoins des patients et les préférences de chaque médecin.
- Par exemple, si une personne est chargée de planifier les rendez-vous, elle peut se concentrer sur des choses comme faire correspondre des patients ou des conditions particulières avec des médecins particuliers au lieu de diviser leur attention entre plusieurs tâches.
Méthode 2 sur 3: trier les patients dans le cadre du calendrier
- 1Regroupez les patients présentant des conditions ou des problèmes similaires le même jour. Les médecins apprécient généralement de traiter des patients similaires l'un après l'autre, car cela ajoute de la cohérence à leur travail et les place dans un état d'esprit médical plus ciblé. Ainsi, organiser votre horaire de rendez-vous de cette manière rendra à la fois les médecins de votre cabinet plus heureux et permettra à vos patients de recevoir un traitement plus efficace.
- Par exemple, si plusieurs patients prennent des rendez-vous pour des affections cutanées au cours d'une semaine donnée, essayez de le configurer de sorte que leurs rendez-vous tombent tous le même jour de cette semaine.
- 2Utilisez un tableau de triage pour hiérarchiser les rendez-vous en fonction de leur gravité. Le dossier doit inclure des critères tels que les symptômes signalés, l'urgence du rendez-vous et la durée du rendez-vous. Lorsque vous ajoutez un nouveau rendez-vous au calendrier, reportez-vous à ce tableau pour déterminer si vous souhaitez réserver le rendez-vous le même jour, dans les prochains jours ou dans les semaines à venir.
- Par exemple, si une personne appelle pour prendre rendez-vous et signale des symptômes comme une douleur intense et un essoufflement, inscrivez-la dans le calendrier dès que possible car son état pourrait être très grave.
- S'il n'y a pas de place dans l'horaire pour voir immédiatement une personne souffrant d'un problème urgent et que vous devez reporter le rendez-vous d'un autre patient, vous pouvez également utiliser le tableau pour déterminer quels rendez-vous peuvent être reportés.
Dans ce modèle de planification, les rendez-vous des patients sont regroupés vers le début de l'heure et la fin de l'heure est laissée ouverte. - 3Évitez de réserver en double de nouveaux patients et des patients ayant des problèmes complexes. Ces rendez-vous exigeront plus de temps et d'attention que les patients qui reviennent. Au lieu de cela, programmez les patients «en travail» qui nécessitent peu d'attention aux côtés des nouveaux patients, de sorte que les infirmières puissent effectuer l'enregistrement initial sur un nouveau patient pendant que le médecin travaille avec le patient en cours de travail.
- Bien que la double réservation de cette manière puisse vous aider à voir plus de patients en une journée, elle peut vous conduire à rencontrer des problèmes lorsque des circonstances inattendues surviennent. Limitez au minimum la double réservation pour éviter les problèmes sur toute la ligne.
- La planification des patients «en cours de travail» est également un bon moyen de trier les patients en fonction de leurs besoins et de laisser plus d'espace de rendez-vous à ceux qui ont des problèmes plus graves.
- 4Planifiez votre horaire en fonction des fluctuations saisonnières des besoins des patients. En fonction des données démographiques de votre clientèle, vous verrez probablement de nombreux rendez-vous pris régulièrement à la même période de l'année. Utilisez l'expérience passée pour prédire ces fluctuations saisonnières et laissez suffisamment de place dans le calendrier pour répondre aux besoins de vos patients.
- Par exemple, vous pouvez voir un grand nombre de personnes planifier des examens pour leurs enfants au début d'une nouvelle année scolaire, ce qui vous obligera à essayer de laisser de l'espace pour ces rendez-vous avant et après l'école chaque jour.
- En général, les périodes de l'année les plus occupées pour les cabinets de médecins comprennent le début d'une nouvelle année scolaire (c.-à-d. Août), la saison des allergies (c.-à-d. Avril-juin) et la saison de la grippe (c.-à-d. Octobre-février).
Méthode 3 sur 3: maintenir un horaire de rendez-vous efficace
- 1Créez un calendrier hebdomadaire pour organiser votre emploi du temps. Votre calendrier doit inclure des informations telles que le nombre de patients que votre cabinet doit programmer chaque semaine, le nombre d'heures que les membres du personnel peuvent travailler et le nombre de jours qu'un patient peut attendre avant de consulter un médecin. Avoir ces informations sur votre calendrier vous aidera à équilibrer les besoins des patients avec ceux de vos employés de bureau.
- Par exemple, si vous savez que vous avez déjà programmé suffisamment de patients pour répondre aux besoins de votre cabinet pendant une semaine, vous pouvez alors prioriser la planification des patients qui n'ont pas de problèmes urgents au cours de la semaine suivante.
- 2Employez la programmation des vagues modifiée pour éviter l'accumulation de patients. Dans ce modèle de planification, les rendez-vous des patients sont regroupés vers le début de l'heure et la fin de l'heure est laissée ouverte. Avec ce type d'horaire, l'espace ouvert à la fin de l'heure fonctionne comme un tampon lorsque les rendez-vous durent plus longtemps que prévu ou que d'autres circonstances imprévues surviennent.
- Le modèle de planification des vagues modifié réduira considérablement les temps d'attente des patients, menant ainsi à une plus grande satisfaction globale des patients.
- Si vous avez du temps libre à la fin de l'heure, vous pouvez utiliser ce temps pour rattraper d'autres tâches au bureau, telles que classer des documents, passer des appels téléphoniques ou même organiser des réunions du personnel.
Le fait de confier la responsabilité de la planification des rendez-vous à une personne permettra une procédure de planification plus réglementée et mènera à un horaire qui reflète mieux les besoins des patients et les préférences de chaque médecin. - 3Utilisez une liste d'attente pour éviter de perdre de l'espace horaire après une annulation. En ayant une liste d'attente, vous pouvez ajouter des patients à l'horaire à la dernière minute si un rendez-vous précédemment programmé est annulé. Cela minimisera le temps et les revenus que votre cabinet perdra lorsqu'un patient annule votre décision.
- Créez votre liste d'attente dans un format numérique et configurez-la de manière à pouvoir envoyer instantanément un texte ou un e-mail aux patients de la liste lorsqu'un créneau horaire s'ouvre. C'est beaucoup plus efficace que d'avoir à contacter les patients de la liste par téléphone.
- 4Définissez les heures d'arrivée 20 minutes plus tôt que les heures de rendez-vous. Cela donnera au personnel du poste d'enregistrement suffisamment de temps pour recueillir toutes les informations nécessaires auprès d'un patient avant son rendez-vous avec le médecin. Organiser les heures de rendez-vous de cette manière évite les types de retards qui peuvent perturber l'horaire d'une journée entière.
- Par exemple, si un patient a un rendez-vous à 8 h 00 et qu'il arrive à 7 h 55 pour s'enregistrer et remplir les documents requis, il se peut qu'il ne soit pas prêt à voir le médecin avant 8 h 15. Cela repousse les rendez-vous pour le reste de la journée, ce qui entraîne des patients frustrés et une productivité réduite.
- Pensez à prolonger les heures de travail de votre bureau, si vous êtes en mesure de le faire. Être ouvert plus longtemps pendant la journée vous permettra de voir plus facilement les patients aux horaires chargés ou qui ne peuvent pas intégrer un rendez-vous dans leur journée de travail de 9 h à 17 h.
Lisez aussi:
Avis de non-responsabilité médicale Le contenu de cet article n'est pas destiné à remplacer un avis médical professionnel, un examen, un diagnostic ou un traitement. Vous devez toujours contacter votre médecin ou un autre professionnel de la santé qualifié avant de commencer, de modifier ou d'arrêter tout type de traitement de santé.
