Comment vous préparer à votre prochaine vérification de l'assurance-maladie?
Lorsque vous recevez une lettre vous informant d'un audit Medicare, vous disposez de 45 jours pour répondre et planifier les dates d'audit.
Personne n'aime être vérifié, surtout par le gouvernement fédéral. Cependant, l'augmentation de l'abus de Medicare a amené les Centers for Medicare et Medicaid Services (CMS) à vérifier systématiquement les prestataires de soins de santé, les hôpitaux et les maisons de retraite qui reçoivent des dollars fédéraux de Medicare. Les audits sont destinés à récupérer tout paiement inexact ou inapproprié effectué via des réclamations Medicare. Préparez votre prochain audit Medicare en éduquant votre personnel, en gardant vos dossiers détaillés et à jour et en effectuant des audits internes réguliers pour vous assurer que vos réclamations Medicare sont légales et correctes.
- 1Respecter l'échéance. Lorsque vous recevez une lettre vous informant d'un audit Medicare, vous disposez de 45 jours pour répondre et planifier les dates d'audit.
- Répondez immédiatement à la lettre. Planifiez l'audit et assurez-vous que la date colle. De nombreux auditeurs voyagent, et l'annulation et le rééchelonnement ne sont pas pratiques et ne sont pas un bon moyen de gagner la faveur de votre auditeur.
- Évitez de manquer la date limite ou d'essayer de retarder l'audit. Cela ne fera que vous causer des problèmes et éveiller les soupçons auprès de l'entrepreneur en audit de reprise (RAC) qui effectue l'audit.
- 2Éduquez votre personnel. Tout le monde dans votre cabinet, hôpital ou établissement de santé doit comprendre l'importance de l'audit Medicare.
- Organisez une formation ou un séminaire sur Medicare et l'objectif de l'audit. Non seulement cela tiendra votre personnel informé, mais avoir une telle formation sur les livres montrera à CMS et à votre RAC le sérieux avec lequel vous prenez la question.
- Encouragez le professionnalisme supplémentaire les jours de l'audit. Rappelez aux employés de ne pas discuter des patients ou des cas dans les espaces publics.
- 3Créez une équipe d'audit. Avoir un groupe d'employés dédiés formés et préparés à répondre à un audit maintiendra le processus rationalisé et efficace.
- Invitez vos employés les plus intelligents et vos meilleurs communicateurs à faire partie de l'équipe d'audit. Il serait également utile d'avoir quelqu'un dans l'équipe qui a déjà fait l'objet d'un audit.
- Demandez à l'équipe de tenir la direction à jour et informée lors de la préparation des fichiers pour l'audit.
- 4Collecter des informations. Le CMS fournit des mises à jour trimestrielles des fournisseurs que votre équipe d'audit doit collecter et examiner.
- 5Passez en revue les audits antérieurs. Si les audits précédents de Medicare ont révélé des paiements inappropriés ou des erreurs de codage, assurez-vous que des mesures ont été prises pour corriger ces problèmes.
Vous pouvez répondre électroniquement à la lettre d'audit et commencer à préparer vos dossiers. - 6Extrayez les dossiers d'assurance-maladie d'il y a jusqu'à 4 ans. Medicare est autorisé à examiner les demandes d'assurance-maladie dès 4 ans.
- 7Effectuer un audit interne.
- Déterminez si des erreurs ont été commises dans les paiements de Medicare au cours des 4 dernières années afin de vous préparer à tout problème que l'auditeur découvre. Avoir un plan en place pour corriger ces erreurs vous fera gagner une étape après l'audit.
- 8Utilisez toute la technologie disponible.
- Utilisez des programmes spécialement conçus pour les audits Medicare. Vous pouvez répondre électroniquement à la lettre d'audit et commencer à préparer vos dossiers.
- Recherchez un programme qui fonctionne bien pour votre personnel. Il existe des portails Web, des programmes logiciels et d'autres outils qui permettront à votre équipe d'audit de suivre et de répondre aux problèmes internes et externes.
- 9Décidez qui rencontrera le RAC. Cela dépendra de la taille et du fonctionnement de votre installation. Parfois, le PDG rencontre les auditeurs, et parfois c'est un responsable administratif.
- Assurez-vous que le représentant de votre établissement est poli, professionnel et flexible. Il ou elle est la personne qui devra fournir toute information de dernière minute ou répondre aux demandes du RAC (Recovery Audit Contractor) pendant qu'il est sur place.
- Réservez une salle de conférence ou un espace de travail privé pour l'auditeur. Assurez-vous qu'il inclut de l'espace pour un ordinateur et des fichiers. Bien que bon nombre de vos fichiers soient électroniques, il se peut qu'il y ait encore des fichiers papier à parcourir.
- Assurez-vous d'avoir une carte d'assurance-maladie à jour.
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